「承認のために上司のハンコ待ちで業務が滞る」「経理処理のためにわざわざ出社している」—あなたの会社にも、こうした非効率なアナログ文化が残っていませんか？これは、単なる文化の問題ではなく、業務プロセスにムダが組み込まれている証拠かもしれません。ある中小企業は、業務プロセスを図に描き、非効率なハンコ文化を撲滅しただけで、残業代と紙代を大幅に削減しました。本記事では、その具体的な改善プロセスと、プロセスモデリングがどのようにコスト削減に貢献したかというリアルな事例をご紹介します。
1. 「ハンコプロセス」の現状（As-Is）：図で見える承認のムダ
ハンコが関わるプロセスを図にすると、以下のムダが明確になります。
- ボトルネック: 承認待ちの時間（ゲートウェイの前後で発生する待機時間）。
- ムダなタスク: 印刷する、ハンコを押す、ファイリングする、上長に手渡しする、といった非付加価値作業。
2. 改善の鍵：BPMN図から「承認」プロセスをデジタル化へ移行
改善（To-Be）プロセスでは、ムダなタスクをデジタルなツールに置き換えます。
- 改善前（紙）: 稟議書を印刷（タスク）→上長に提出（メッセージフロー）→承認（ゲートウェイ）
- 改善後（デジタル）: クラウドワークフローで申請（タスク）→自動で承認者へ通知（メッセージフロー）→システム上で承認（ゲートウェイ）
- 結果: 印刷、手渡し、ファイリングといったタスクが**排除（E: Eliminate）**され、承認待ちの時間も激減します。
3. プロセス改善がもたらした具体的なコスト削減効果
この改善は、目に見えるコスト削減に直結します。
- 人件費削減: 承認待ちやムダな作業がなくなることで、残業代が削減されます。
- 資材費削減: 紙、インク、切手などの消耗品費が不要になります。
- 時間的コスト削減: 稟議書作成から完了までのリードタイム短縮は、経営判断のスピードアップに繋がります。
【まとめ】プロセス図は「コスト削減の設計図」である
ハンコや紙といったアナログな習慣は、プロセス図を描くことで簡単にそのムダを特定できます。業務プロセスモデリングは、単なる効率化ではなく、残業代削減という具体的な利益を生み出すための設計図です。
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