「あの件、どうなった？」「誰が担当している？」—こうした確認のためのムダな会議やメールに、どれだけの時間を費やしているでしょうか？実は、これらは社員のコミュニケーション不足ではなく、業務プロセス自体に欠陥がある証拠かもしれません。業務プロセス図を描く最大の価値は、感情論ではなく、客観的な事実として「ムダ（ボトルネック）」の場所を特定できる点にあります。本記事では、あなたの会社の業務の流れを可視化し、非効率の根源を見つける方法を解説します。
1. 会議やメールのムダは「業務の継ぎ目」にある
ムダな確認作業は、部門間や担当者間の「業務の継ぎ目」で発生します。BPMN図では、この継ぎ目は以下の場所として現れます。
- スイムレーン間のメッセージフロー（矢印）: 情報の受け渡しが正しく行われていない証拠。
- ゲートウェイ（分岐）: 誰が、何の基準で判断するかが曖昧なため、何度も確認が必要になる。
2. プロセス図で「ボトルネック」を見つける3つのサイン
図を描いた後、以下のサインを探してみましょう。
- サイン1：複数の矢印が集まる一つのタスク（業務集中）: 特定の担当者やタスクに業務が集中しすぎていないか。ここが滞るとプロセス全体がストップします。
- サイン2：複数の部門をまたぐ長い矢印（連携待ち）: 情報が物理的に移動する時間や、担当者からの返事を待つ時間が発生している。
- サイン3：頻繁に差し戻されるゲートウェイ（判断基準の曖昧さ）: 承認や判断が何度も差し戻される場合、ゲートウェイの判断基準が明確に定義されていない可能性があります。
3. ボトルネックを特定すれば、改善は一瞬で終わる
ムダな会議を減らすために「会議のルール」を変えるのではなく、原因となっているプロセスの欠陥を直しましょう。
- ムダな会議 → 現象
- 曖昧なゲートウェイ → 原因
原因をプロセス図で特定し、図を修正する（例：ゲートウェイに判断基準を追記する）だけで、会議やメールの量は劇的に減ります。
【まとめ】図が語る客観的な事実こそ、社長を動かす改善の根拠になる
あなたの業務プロセス図は、感情論を排した客観的な事実です。この図を根拠に改善を行えば、必ず成果が出ます。
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